informations générales
Loire-Atlantique
CDI
VOS MISSIONS
Organisation et gestion administrative :
Vous organisez l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités
Vous suivez les plannings et congés de l'équipe
Vous transmettez des messages et rappelez des informations importantes
Vous organisez et planifiez les réunions et les déplacements de la direction (ordres du jours, comptes-rendus et logistique des déplacements)
Vous aidez à la rédaction des délibérations, conventions, courriers, décisions
Vous veillez au bon classement et à l'archivage des dossiers de la direction
Vous gérez les fournitures et mettez à jour des bases de données spécifiques (Plan Communal de Sauvegarde)
Vous mettez à jour et suivez les astreintes techniques
Vous assurez la gestion des clefs
Accueil et gestion de l'information :
Vous renseignez les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent
Vous gérez le courrier papier et numérique de la Direction
Vous suivez la boîte mail générique pour les demandes des administrés et report sur les logiciels de suivi des demandes internes et externes
Suivi des projets et activités :
Vous intégrez les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
En lien avec le Directeur, vous établissez et mettez à jour des tableaux de bord et proposez des outils de pilotage et de suivi des demandes, puis formalisez le rapport d'activité
Activités comptables :
En lien avec le service finances,
Vous rédigez et assurez le suivi des bons de commande et vérifiez la validation des factures sur CIRIL
Vous apportez un soutien pour la gestion des marchés de la direction
Vous gérez les dossiers de subventions et les conventions de travaux de la direction
CONDITIONS D'EXERCICE
Horaires 8h30 / 12h15 - 13h30 / 17h30, 39h avec RTT
Titulaire de la Fonction Publique Territoriale catégorie C
CDD dans un premier temps si non titulaire de la Fonction Publique Territoriale
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire :
Transmission et diffusion d'informations
Contrôle de l'exécution des tâches selon les procédures établies
Connaissances de l'environnement des collectivités territoriales
Rédaction de documents administratifs et gestion de bases de données
Lecture de plans et maîtrise des logiciels des demandes (OPEN GST)
Bonne maîtrise des outils informatique
Savoir être :
Qualités relationnelles
Esprit d'initiative, rigueur, autonomie et sens de l'organisation
Capacité d'écoute et de gestion des priorités
Polyvalence et aptitude au travail et transversalité
Sens de la confidentialité et discrétion
LA REMUNERATION
Rémunération statutaire des adjoints administratifs, catégorie C + régime indemnitaire 425€
La ville propose un contrat prévoyance Collecteam avec participation employeur et adhère au COS44 (chèques vacances, participation loisirs.)
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireOrganisation et gestion administrative :
Vous organisez l'agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités
Vous suivez les plannings et congés de l'équipe
Vous transmettez des messages et rappelez des informations importantes
Vous organisez et planifiez les réunions et les déplacements de la direction (ordres du jours, comptes-rendus et logistique des déplacements)
Vous aidez à la rédaction des délibérations, conventions, courriers, décisions
Vous veillez au bon classement et à l'archivage des dossiers de la direction
Vous gérez les fournitures et mettez à jour des bases de données spécifiques (Plan Communal de Sauvegarde)
Vous mettez à jour et suivez les astreintes techniques
Vous assurez la gestion des clefs
Accueil et gestion de l'information :
Vous renseignez les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers le service compétent
Vous gérez le courrier papier et numérique de la Direction
Vous suivez la boîte mail générique pour les demandes des administrés et report sur les logiciels de suivi des demandes internes et externes
Suivi des projets et activités :
Vous intégrez les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités
En lien avec le Directeur, vous établissez et mettez à jour des tableaux de bord et proposez des outils de pilotage et de suivi des demandes, puis formalisez le rapport d'activité
Activités comptables :
En lien avec le service finances,
Vous rédigez et assurez le suivi des bons de commande et vérifiez la validation des factures sur CIRIL
Vous apportez un soutien pour la gestion des marchés de la direction
Vous gérez les dossiers de subventions et les conventions de travaux de la direction
CONDITIONS D'EXERCICE
Horaires 8h30 / 12h15 - 13h30 / 17h30, 39h avec RTT
Titulaire de la Fonction Publique Territoriale catégorie C
CDD dans un premier temps si non titulaire de la Fonction Publique Territoriale
COMPÉTENCES REQUISES
Savoir-faire :
Transmission et diffusion d'informations
Contrôle de l'exécution des tâches selon les procédures établies
Connaissances de l'environnement des collectivités territoriales
Rédaction de documents administratifs et gestion de bases de données
Lecture de plans et maîtrise des logiciels des demandes (OPEN GST)
Bonne maîtrise des outils informatique
Savoir être :
Qualités relationnelles
Esprit d'initiative, rigueur, autonomie et sens de l'organisation
Capacité d'écoute et de gestion des priorités
Polyvalence et aptitude au travail et transversalité
Sens de la confidentialité et discrétion
LA REMUNERATION
Rémunération statutaire des adjoints administratifs, catégorie C + régime indemnitaire 425€
La ville propose un contrat prévoyance Collecteam avec participation employeur et adhère au COS44 (chèques vacances, participation loisirs.)
